海船船员适任证书快到期时，可以按照以下步骤进行换证：

1. 确认换证条件：

• 从申请之日起向前计算 5 年内具有与其适任证书所记载范围相应的不少于 12 个月的海上服务资历，且任职表现和安全记录良好。其中，无限航区的船员不少于 6 个月是在无限航区的船舶上任职；船长、轮机长担任大副、大管轮或者二副、二管轮担任三副、三管轮的，可以作为原职务适任证书再有效的海上任职资历。

• 从申请之日起向前计算 6 个月内具有与其适任证书所记载范围相应的不少于 3 个月的海上服务资历，且任职表现和安全记录良好。

2. 准备换证材料：

• 通常需要提供 2 张 5cm 白底彩色近照；

• 有效的县级或以上级别医院的体检证明；

• 一年以上的相应任职资历证明（服务簿等能证明海上服务经历的文件）；

• 有效二代身份证原件及复印件；

• 适任证书原件。

3. 选择申请途径：

• 网上申请：登录中华人民共和国海事局官网，选择一网通办平台或网页直接搜索 “中国海事局一网通办平台官网”。点击右上角 “登录” 按钮进入首页，选择 “个人办事”—“按船员业务分类”—“船员管理”—“海员适任证书核发”—“在线办理” 进入船员业务办理模块，然后按照系统提示进行操作，包括填写个人信息、上传相关材料等。

• 现场申请：前往具有相应管理权限的海事管理机构政务窗口，提交纸质申请材料。如果存在信誉不良、资历冲突以及服务簿资历信息与系统相差较大等情况，可能只能选择现场纸质化申请证书。

4. 等待审核与发证：

• 海事管理机构会对申请材料进行审核，如果材料齐全、符合要求，会在规定的时间内颁发新的适任证书。一般来说，沿海航区参加航行和轮机值班海船船员适任证书核发业务承诺办结时限由法定的 10 个工作日减至 3 个工作日。

如果适任证书已经过期，过期时间在 1 年内的，通常需要参加模拟器培训、知识更新培训和相应科目的抽考，通过后才能换证；过期时间超过 1 年的，可能需要重新培训学习。建议船员提前关注自己的适任证书有效期，及时办理换证手续，以免影响工作。