航运公司在初次审核时，通常需要提交以下材料：
一、公司相关文件
安全管理手册
这是安全管理体系的核心文件，应详细描述公司的安全和环境保护方针、目标，明确各部门和人员的职责，以及各项安全管理活动的程序和要求。例如，手册中要规定船舶航行安全管理程序，包括航线规划、航行值班安排等内容。
安全管理手册应符合相关国际公约（如 ISM 规则 - 国际船舶安全营运和防止污染管理规则）和船旗国法规的要求，并且体现公司自身的安全管理理念和实际操作情况。
程序文件
包括船舶操作程序、应急程序、人员培训程序等一系列文件。以船舶货物操作程序为例，要详细说明不同种类货物（如集装箱货物、散装液体货物等）的装卸流程、货物系固要求、装卸设备的操作规范等。
应急程序文件应涵盖各种可能的紧急情况，如船舶火灾应急程序要包括火灾报警、灭火行动组织、人员疏散等具体步骤；船舶碰撞应急程序要明确碰撞后的船舶状态评估、应急通信联络、损害控制等操作。
操作须知和指南
提供给船舶和岸上人员具体的操作指导，如船舶设备操作指南，详细说明船舶主机、辅机、舵机等重要设备的启动、停止、正常操作和简单故障排除方法。
还包括航海操作须知，像在不同气象条件下（如大风浪、浓雾等）的航行注意事项，海图和航海仪器的正确使用方法等。
二、公司信息资料
公司概况
包括公司的名称、注册地址、联系方式（电话、传真、电子邮箱等），公司的性质（如国有、民营、合资等）和规模（船舶数量、船员人数等）。
提供公司的组织架构图，清晰地展示公司的部门设置（如船舶管理部、船员管理部、安全管理部等）及其相互关系，以及各部门的主要职责范围。
船舶清单
列出公司所有船舶的详细信息，如船名、船舶识别号（IMO 编号）、船籍港、船舶类型（散货船、油船、集装箱船等）、船舶吨位、建造日期等。
对于每艘船舶，还要提供船舶的主要技术参数，如船舶主尺度（船长、船宽、型深等）、主机功率、航速等信息。
人员信息
公司管理人员名单及其职责分工，包括公司总经理、安全管理负责人、船舶管理部门负责人等的姓名、职务、联系电话和电子邮箱。
船员名单，包括船员姓名、职务、适任证书编号、发证日期和有效期等信息。同时，要提供船员的培训记录，如参加的培训课程名称、培训时间、培训考核结果等，以证明船员的资质符合公司安全管理体系的要求。
三、船舶相关文件
船舶证书
提供船舶的国籍证书，这是船舶具有某一国家国籍的证明文件，上面注明船名、船籍港、船舶所有人等信息。
船舶的安全证书，如客船安全证书、货船构造安全证书、货船设备安全证书等，这些证书证明船舶在船体结构、设备配备等方面符合相关安全标准。
船舶的防污染证书，例如国际防止油污证书（IOPP 证书），表明船舶的油水分离设备、排油监控系统等防污染设施符合国际公约要求。
船舶检验报告
包括船舶的初次检验、定期检验和临时检验报告。初次检验报告是船舶建造完成后进行全面检验的记录，检查船舶的结构、机械、电气等各个系统是否符合设计和规范要求。
定期检验报告主要涉及船舶在营运过程中的年度检验、中间检验和换证检验等情况，检验船舶在使用一段时间后各设备和系统的状态，确保船舶持续保持适航状态。临时检验报告则是在船舶发生特定情况（如重大改装、发生事故等）后进行检验的记录。
四、安全管理记录
船舶维护记录
船舶设备维护保养记录，如船舶主机的维修保养记录，要详细记录每次保养的日期、保养项目（如更换机油、检查活塞环等）、维修人员姓名等信息。
船舶船体结构检查记录，包括定期的船壳板厚度测量记录、焊缝检查记录等，用于监测船舶船体的状况，及时发现和处理结构缺陷。
应急演练记录
船舶应急演练计划和实施记录，例如消防演练记录，要记录演练的日期、演练内容（如火灾报警、灭火行动、人员疏散等环节的情况）、参与演练的人员名单、演练效果评估等内容。
还包括其他应急演练记录，如弃船演练、油污应急演练等，以证明船舶和船员具备应对各种紧急情况的能力。
不符合规定情况及纠正措施记录
船舶和公司岸上管理部门发现不符合规定情况（如设备故障未及时修复、操作程序未正确执行等）的记录，要详细记录不符合情况的描述、发现日期、发现地点等。
针对不符合规定情况采取的纠正措施记录，包括纠正措施的计划、实施情况、措施实施后的效果验证等内容，以体现公司对安全管理体系不符合情况的有效控制。
