选择合适的通讯设备与频道至关重要。船舶通常配备卫星通讯设备，如 Inmarsat 系列，根据不同的通讯需求和覆盖范围，选择相应的工作频段和信道。与岸上基站、船公司或海事部门联系时，要按照规定的频率进行呼叫，例如国际海事通讯常用的频段有 L 波段、C 波段等，在使用前需确保设备已正确设置。在紧急情况下，可能需要切换到应急通讯频道，以确保信息能够快速传递。
沟通前的信息准备提高效率。在发起通讯之前，值班人员要整理好关键信息，包括船舶的当前位置（精确到经纬度，可通过 GPS 直接读取）、航向、航速、载货情况（货物种类、重量、是否危险货物等）、船上人员状态（有无伤病员、人员数量等）以及遇到的问题（如设备故障、遭遇恶劣天气需要支援等）。将这些信息以简洁明了的方式记录下来，避免在通讯过程中出现遗漏或表述不清的情况。
标准术语与清晰表达确保准确。使用标准航海术语进行沟通，避免使用口语化、模糊或容易引起歧义的词汇。在报告船舶位置时，严格按照经纬度的标准格式表述；描述航向时，以度为单位，明确相对于真北或磁北的方向；说明航速时，注明是节还是海里 / 小时等单位。发音要清晰，语速适中，确保对方能够准确无误地接收信息。同时，认真倾听对方的回复，如有不明白的地方及时请求解释，保证信息交互顺畅，使船舶与岸上能够及时有效地沟通，为航行安全提供有力支持。
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