收集信息
需要收集船舶的动态信息，如船舶的当前位置、航速、预计抵达港口时间等。同时，还要了解港口的作业情况，包括码头的空闲程度、装卸设备的可用性、港口的潮汐情况等。例如，通过船舶自动识别系统（AIS）获取船舶的实时位置和航行状态信息。
与各方沟通
与船舶代理、引航员、码头作业人员等进行沟通协调。船舶代理可以提供船舶的详细信息和船东的要求，引航员负责船舶进出港的引航工作，码头作业人员则负责船舶的装卸作业。根据各方的情况和需求，制定合理的船舶进出港时间表。
考虑特殊情况
要考虑一些特殊情况对船舶进出港时间的影响，如恶劣天气、港口交通管制等。在遇到这些情况时，及时调整船舶的计划，安排船舶在安全的区域等待或者改变航线。例如，在台风来袭时，通知船舶前往避风锚地躲避。
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