在进出口物流中，货物文件的准备和提交至关重要，这些文件是货物顺利通关、运输和交付的关键。以下是详细的要求：
商业发票（Commercial Invoice）
内容要求：商业发票是卖方向买方开具的，对所售货物的详细说明。它应包含卖方和买方的详细信息（包括名称、地址、联系方式等）、发票编号、发票日期、货物的详细描述（如名称、规格、型号、数量、单价、总价等）、贸易术语（如 FOB、CIF 等）以及货物的包装和运输信息。例如，一份电子产品的商业发票，要准确列出产品的品牌、型号、功能参数、每单位的价格，以及总的货值。
格式要求：通常有一定的格式规范，虽然不同国家可能略有差异，但一般要求清晰、整洁，内容准确无误。发票通常应打印在公司信笺上，包含公司的抬头和标志。并且，大多数国家要求商业发票使用英文或目的国官方语言开具。
装箱单（Packing List）
货物包装细节描述：装箱单主要用于详细说明货物的包装情况。它需要列出每个包装单位（如纸箱、托盘等）内的货物内容，包括货物名称、规格、数量，同时注明包装的尺寸、重量（毛重、净重）、包装材料以及包装编号等信息。例如，对于一个装有服装的纸箱，装箱单要写明箱内服装的款式、颜色、尺码、每件服装的数量，以及这个纸箱的长、宽、高、毛重和净重。
与货物实际情况相符：装箱单的内容必须与实际货物的包装和内容完全一致，这是海关查验和货物交付时核对货物数量和状态的重要依据。如果货物有多种包装类型（如部分货物用纸箱包装，部分用木箱包装），装箱单要分别详细列出每种包装的情况。
提单（Bill of Lading） - 海运
物权凭证属性：提单是海运中最重要的文件之一，它具有物权凭证的功能。提单上要注明托运人（通常是发货人）、承运人、收货人、通知方的信息，船名、航次、装货港、卸货港等运输信息，以及货物的描述（名称、数量、包装等）。例如，在集装箱运输中，提单要准确记录集装箱的箱号、铅封号和箱型等信息。
签发和背书要求：提单必须由承运人或其代理人签发。根据不同的贸易方式和提单类型（如记名提单、指示提单、不记名提单），提单的背书方式也有所不同。指示提单需要经过发货人背书后才能转让，这一过程必须严格按照规定的格式和要求进行，通常是在提单背面签名盖章。
空运单（Air Waybill） - 空运
运输合同证明和货物收据功能：空运单主要作为航空运输合同的证明和货物收据。它包含托运人、收货人、航空公司的信息，航班号、起飞地、目的地等运输细节，以及货物的描述（重量、体积、件数等）。与提单不同，空运单不是物权凭证。例如，对于鲜活产品的空运，空运单上会特别注明货物的特殊运输要求，如温度控制范围等。
准确性要求：空运单上的信息必须准确无误，因为在航空运输的快速节奏下，任何错误都可能导致货物运输的延误或交付错误。尤其是货物的重量和体积信息，直接关系到运费的计算和飞机的配载平衡。
运单（Waybill） - 陆运
运输详情记录：陆运运单记录了公路或铁路运输的基本信息，包括发货人、收货人、运输公司、运输工具（车牌号或车次号）、起运地、目的地、货物描述（名称、数量、重量等）。例如，在铁路运输中，运单还会注明列车的类型（如普通货运列车还是集装箱专列）和运输路线。
作为运输责任划分依据：陆运运单在一定程度上是运输责任划分的依据。如果货物在运输过程中出现损坏或丢失，运单上的条款和条件将用于确定责任方。因此，运单的填写要真实、完整，明确运输各方的权利和义务。
报关单（Customs Declaration）
详细申报内容：报关单是向海关申报进出口货物的主要文件，需要详细申报货物的各项信息。包括货物的名称、规格、型号、用途、原产国（地）、最终目的国（地）、贸易方式、成交价格等众多信息。例如，对于进口汽车的报关，报关单要详细列出汽车的品牌、型号、发动机排量、座位数、进口的贸易性质（是一般贸易进口还是暂时进口等）以及进口价格等信息。
如实申报原则：报关单的填写必须遵循如实申报的原则。任何虚假申报都可能导致严重的法律后果，包括罚款、货物没收甚至刑事处罚。海关会根据报关单的内容进行审核、查验和征税等一系列监管行为。
原产地证书（Certificate of Origin）
证明货物原产国（地）：原产地证书用于证明货物的原产国家或地区。这对于享受优惠关税待遇（如自由贸易协定下的关税减免）或符合进口国的贸易政策要求至关重要。例如，中国 - 东盟自由贸易区的原产地证书可以使符合规定的货物在进口到东盟国家时享受零关税或低关税待遇。
证书类型和签发机构：有多种类型的原产地证书，如一般原产地证书、普惠制原产地证书等，由不同的机构签发。一般原产地证书可以由各地的贸促会或海关签发，普惠制原产地证书主要由各地的出入境检验检疫机构签发。证书的格式和内容都有严格的规定，包括证书编号、出口商和进口商信息、货物描述、原产地标准等内容。
保险单（Insurance Policy）
保险范围和金额明确：保险单是货物运输保险的凭证，它明确了保险的范围（如平安险、水渍险、一切险等）和保险金额。保险金额通常是根据货物的价值加上一定的加成（如 CIF 价格的 110%）来确定的，以保障货物在运输过程中的风险损失。例如，对于高价值的电子产品运输，保险单要注明对可能出现的碰撞、受潮、被盗等风险的赔偿责任。
与运输和贸易文件关联：保险单上的信息要与运输文件和商业文件相关联，如被保险人（通常是发货人或收货人）、货物描述、运输路线等信息要与提单、商业发票等文件一致。在货物发生损失时，这些文件相互印证，便于理赔。
质量检验证书（Inspection Certificate）
货物质量证明：质量检验证书是证明货物质量符合一定标准的文件。它可以由生产厂家、独立的检验机构或公证行出具。例如，对于食品进口，质量检验证书要证明食品符合进口国的食品安全标准，包括微生物指标、添加剂使用标准等。对于工业产品，可能要证明产品的性能指标、规格符合合同要求。
检验机构资质和证书内容要求：出具检验证书的机构通常需要具备一定的资质，其证书内容要详细、准确，包括检验机构的名称、地址、联系方式、检验日期、检验方法、检验结果等信息。并且，在一些国家，特定产品的检验证书可能需要经过进口国官方机构的认可或认证。
