海运代理会关注贸易条款，如 FOB（船上交货）、CIF（成本、保险费加运费）、CFR（成本加运费）等。不同的贸易条款规定了订舱责任的归属。在 CIF 和 CFR 条款下，卖方（出口商）通常负责订舱；而在 FOB 条款下，买方（进口商）负责订舱。海运代理需要根据贸易条款明确自己是代表哪一方来安排舱位。

海运代理首先会向客户详细了解货物的基本信息，包括货物的名称、性质（普通货物、危险品、冷藏品等）、重量、体积、包装形式（纸箱、木箱、托盘等）以及件数。例如，对于一批出口的电子产品，需要知道是手机、电脑还是其他电子设备，产品是否有特殊的包装要求，总共多少箱，每箱的重量和尺寸等信息。

还会询问货物的运输时间要求。如果是时效性较强的货物，如季节性商品或者急需的生产原料，就需要安排相对快捷的航线和合适的船期。比如，对于圣诞礼品的运输，海运代理要确保货物能在圣诞节前到达目的港，因此会选择直航或者中转时间较短的航线。

货物信息收集

贸易条款确认

根据货物的目的地港口，海运代理会选择合适的航线。对于远洋运输，可能会有直达航线和中转航线之分。直达航线运输时间短，但可能费用相对较高；中转航线费用可能较低，但运输时间会延长。例如，从中国到欧洲，有直达鹿特丹港的航线，也有在新加坡或者其他港口中转的航线。海运代理会根据客户的时间和成本要求来选择。同时，还要考虑航线的稳定性，避免选择经过政治不稳定地区或者海盗活动频繁海域的航线。

海运代理会综合考虑船公司的多个因素。首先是船公司的服务质量，包括船舶的状况（船龄、船舶设备等）、船员的素质、运输的准时性等。例如，一些知名的大型船公司拥有现代化的船队，船舶维护良好，能够保证较高的准班率，货物在运输过程中出现问题也能得到及时的处理。

其次是船公司的航线覆盖范围和优势航线。不同的船公司在不同的航线上有不同的优势。例如，某些船公司在亚洲 - 欧洲航线的航班密集，与港口的合作关系良好；而另一些船公司可能在亚洲 - 美洲航线更有竞争力，海运代理会根据货物的目的地选择在相应航线上有优势的船公司。

船公司评估

航线规划

船公司收到订舱信息后，会对订舱请求进行审核。如果舱位充足且信息无误，船公司会向海运代理发送订舱确认，包括订舱号、船名、航次、预计装船日期等信息。海运代理会仔细核对这些信息，并将相关信息及时反馈给客户。

如果舱位紧张或者订舱信息有问题，船公司可能会拒绝订舱或者要求补充、修改信息。这时，海运代理需要及时与客户沟通，调整订舱要求或者寻找其他的船公司和舱位。在等待装船期间，海运代理还会持续跟进船期的变化情况，如船舶是否按时到港、装船计划是否有调整等，确保货物能够顺利装船。

海运代理通过电话、电子邮件或者专业的订舱系统向船公司提交订舱信息。订舱信息包括货物信息（前面收集的详细内容）、船期要求、集装箱类型（普通干货箱、冷藏箱、开顶箱等）和数量等。例如，如果货物是需要冷藏的食品，海运代理会要求预订冷藏集装箱，并注明冷藏温度要求。

同时，还需要提供发货人（托运人）和收货人（通知人）的详细信息，包括公司名称、地址、联系人、联系电话等。这些信息要准确无误，因为它们将用于提单的制作和货物的交付。

订舱信息提交

订舱确认与跟进