需求评估：船代首先会和船东或船舶经营人沟通，了解船舶的航行计划、主机和辅机的功率、预计航行里程等信息，以此来准确评估船舶的燃油需求量。例如，对于一艘远洋集装箱船，船代要根据其航线、航速以及停靠港口等因素，计算出从出发港到目的港所需的燃油量，包括航行过程中的正常消耗以及一定的安全储备量。

供应商选择：船代利用其在当地的资源和信息优势，为船舶选择合适的燃油供应商。他们会考虑供应商的信誉、燃油质量、价格以及供应能力等诸多因素。在一些主要的港口，可能有多家燃油供应商可供选择，船代会对这些供应商进行比较和筛选。比如，通过查看供应商的历史评价、检测报告等来确保所供应燃油的质量符合船舶要求。

供应时间安排：船代协调燃油供应的时间，确保燃油能够在船舶需要的时候及时供应。这需要考虑船舶的靠泊时间、港口作业安排以及燃油供应船的调度等因素。如果船舶在港口的停留时间有限，船代必须精确安排燃油供应的时间，避免耽误船舶的后续航行计划。例如，在一些繁忙的中转港口，船代要与港口当局和燃油供应商密切合作，确保燃油在船舶装卸货物的间隙完成供应。

检测安排：船代协助船东安排燃油质量检测。在燃油供应前，船代会联系专业的燃油检测机构，对即将供应的燃油进行抽样检测。这些检测包括对燃油的密度、粘度、硫含量、闪点等多项指标的检查，以确保燃油质量符合船舶主机和辅机的要求，以及国际和当地的环保法规。例如，对于在排放控制区（ECA）航行的船舶，船代要确保所供应的燃油硫含量符合 ECA 的严格规定。

质量监督：船代在燃油供应过程中起到质量监督的作用。他们会监督供应商的操作，确保燃油在储存、运输和加注过程中没有受到污染或质量下降。如果发现燃油质量存在问题，船代会及时与供应商沟通，要求采取措施解决，如更换不合格的燃油批次或者进行进一步的处理。

手续办理：船代负责办理燃油加注的相关手续。这包括向港口当局提交燃油加注申请，获取必要的许可；与供应商签订燃油供应合同，明确双方的权利和义务，如燃油的数量、价格、质量标准等。同时，船代还要处理燃油加注过程中的文件记录工作，如燃油收据、质量检测报告等文件的保存和传递。

安全保障：船代在燃油加注过程中关注安全问题。他们会确保船舶和加油船之间的连接安全可靠，遵守安全操作规程。例如，检查加油软管的连接是否牢固，静电消除装置是否正常工作等。船代还会与港口的安全管理部门和船舶船员密切合作，应对可能出现的燃油泄漏、火灾等安全事故，提前制定应急预案。

价格谈判：船代可以代表船东与燃油供应商进行价格谈判。凭借其对市场价格的了解和采购规模优势，船代争取为船东获得更优惠的燃油价格。在国际燃油市场价格波动较大的情况下，船代通过与多家供应商谈判和比较，选择最经济合理的采购方案。例如，在油价下跌时期，船代可以及时与供应商协商调整价格或者增加采购量以降低成本。

成本核算与结算：船代协助船东进行燃油成本核算。他们会记录燃油的采购价格、数量、运输费用等成本因素，为船东提供详细的燃油成本报告。在结算方面，船代负责处理与燃油供应商之间的财务结算事宜，确保资金的安全支付和准确结算。例如，船代可以通过银行保函或者其他安全的支付方式，保障燃油交易的顺利进行。

库存监测：船代帮助船东监测船舶的燃油库存。他们会定期收集船舶燃油存量信息，通过船舶的燃油液位计数据或者船员报告等方式，了解船舶在各个港口和航行阶段的燃油剩余量。这有助于船东合理安排下一次的燃油供应计划，避免因燃油不足而导致船舶航行风险。

库存优化：船代可以根据船舶的航行计划和港口布局，为船东提供燃油库存优化建议。例如，在一些港口燃油价格较低或者供应比较稳定的情况下，船代可能建议船东适当增加燃油库存；而在燃油价格较高或者船舶即将到达下一个燃油供应充足的港口时，船代可以建议减少库存以降低成本。