船代会与船东、港口国监督检查（PSC）机构或船级社等检查主体进行沟通，确定检查的时间、范围和重点。例如，在船舶抵达港口前，船代会提前与港口国的 PSC 检查机构联系，了解其检查的具体要求和预计检查时间，然后将这些信息传达给船东，以便船东做好准备。

船代还会协调船舶的运营计划与检查计划。如果船舶的安全检查可能会影响货物装卸等作业，船代会与港口运营方协商，尽量减少检查对船舶正常运营的影响。例如，合理安排船舶在港内的位置，使得检查人员能够方便地进行检查，同时又不影响其他船舶的靠离泊和装卸作业。

船代在船舶安全检查与审核前，会协助船东收集和整理必要的文件。这些文件包括船舶的法定证书，如船舶国籍证书、船级证书、载重线证书、安全设备证书等。船级证书是船舶符合船级社规范的证明，船代会确保这些证书在有效期内，并且证书所记载的船舶信息与实际情况相符。

同时，船代还会准备船舶的操作手册、维护记录、船员培训记录等文件。操作手册详细说明了船舶设备的操作流程，维护记录能够体现船舶是否进行了定期的维护保养，船员培训记录则证明船员具备操作船舶设备的资质。例如，对于船舶消防设备的维护记录，船代会检查其是否记录了设备的检查日期、检查人员、维修情况等内容。

文件与资料准备

检查计划沟通与协调

船代会及时将检查过程中发现的问题反馈给船东。这些问题可能包括船舶设备的损坏、文件的缺失或不符合规定等情况。例如，如果检查发现船舶的应急照明设备有部分损坏，船代会立即通知船东，并告知损坏的程度和位置。

船代还会在船东和检查机构之间进行协调，商讨问题的解决方案。对于一些可以现场整改的小问题，如消防设备的标识不清，船代会协助船东安排船员立即进行整改；对于较为严重的问题，如船舶结构存在安全隐患，船代会与检查机构沟通整改的时间和要求，同时帮助船东联系专业的维修力量进行修复。

在安全检查过程中，船代通常会安排工作人员在现场协助检查。船代人员可以帮助检查人员更快地找到需要检查的设备和文件。例如，当检查人员需要查看船舶的救生艇设备时，船代人员能够准确地引导他们找到救生艇存放位置，并提供相关的设备清单和维护记录。

如果检查涉及到国际船舶，船代还可能提供翻译服务。特别是在船员和检查人员语言不通的情况下，船代人员可以准确地传达双方的意图和问题，确保检查工作顺利进行。例如，外国船员可能对一些专业的检查术语不太理解，船代翻译人员可以将检查人员的要求清晰地告知船员。

现场协助与翻译（如有需要）

问题反馈与协调解决

船代可以为船东提供船舶安全方面的持续支持。例如，为船东提供最新的海事安全法规资讯，帮助船东了解法规变化对船舶安全的要求。船代会关注国际海事组织（IMO）、船级社等发布的新规则和标准，及时传达给船东，确保船舶始终符合安全规定。

船代还可以协助船东开展船舶安全文化建设。例如，组织船员安全培训活动、分享安全管理经验等，提高船员的安全意识和船舶的整体安全管理水平。

船代在船舶安全检查后，会监督船东对检查发现问题的整改措施。根据检查机构提出的整改要求，船代会协助船东制定详细的整改计划，包括整改的时间节点、责任人员和整改措施的具体内容。例如，对于船舶导航设备的更新改造，船代会跟踪设备采购、安装和调试的全过程，确保整改工作按时完成。

船代会定期向检查机构反馈整改的进度。将船东的整改情况以书面报告或其他规定的方式提交给检查机构，让检查机构能够及时了解船舶的整改动态。例如，在整改过程中，如果遇到不可抗力因素导致整改延迟，船代会向检查机构说明情况，并提供新的整改时间表。

整改措施监督与跟进

提供持续安全支持