进港手续：船舶代理在船舶进港前就开始工作。他们会收集船舶的相关信息，如船舶的国籍、船型、载货情况、船员名单等，然后向港口当局（包括海关、边防、检验检疫等部门）提交进港申报。例如，向海关申报船舶所载货物的清单、价值等信息，以便海关进行监管；向检验检疫部门提供船员健康状况和船舶卫生情况，确保船舶符合卫生标准。船舶代理还要办理船舶的引航申请，协调引航员按时登船引领船舶安全进港。

出港手续：在船舶离港时，船舶代理同样要办理一系列复杂的手续。他们会协助船东或船长整理船舶的各种文件，如出口货物的报关单、船舶吨税执照（如果需要）等。向港口各部门提交离港申请，确保船舶在所有手续完备的情况下顺利离港。例如，与边防部门核对船员名单，防止非法出入境情况发生；向港口交通管制部门申请船舶出港的时间和航道安排，避免港口交通混乱。

靠泊安排：船舶代理会根据船舶的类型、长度、吃水深度等因素，结合港口码头的实际情况（如码头的水深、长度、装卸设备等），为船舶安排合适的靠泊位置。他们会与港口调度部门沟通，确保船舶能够及时、安全地靠泊。例如，对于大型油轮，船舶代理会安排其靠泊在有专门输油设施的深水码头；对于集装箱船，则会考虑码头的起重机数量和装卸效率等因素，选择合适的集装箱码头进行靠泊。

装卸作业协调：在船舶装卸货物期间，船舶代理发挥着关键的协调作用。他们会与港口的装卸公司沟通，根据船舶的装卸计划和货物的种类，安排合适的装卸设备和工人。例如，对于散货船的矿石装卸，船舶代理会协调装卸公司安排大型抓斗起重机，并确保装卸速度符合船东或租船人的要求。同时，船舶代理还会监督装卸作业的进度，及时处理装卸过程中出现的问题，如货物损坏、装卸设备故障等。

物资供应协调：船舶代理会为船舶在港口期间提供物资供应方面的协调服务。他们会根据船东或船长的要求，安排船舶所需的燃油、淡水、食品、备件等物资的供应。例如，联系当地的燃油供应商为船舶加油，确保燃油的质量和数量符合要求；安排供应商将新鲜的食品和充足的淡水送上船，满足船员的生活需求。同时，船舶代理还会协助处理船舶垃圾的接收和处理事宜，确保船舶符合环保要求。

船方与港方沟通：船舶代理是船方和港方之间沟通的桥梁。他们会将港口的规定、要求和信息及时传达给船方，如港口的工作时间、特殊的安全注意事项等。同时，也会将船方的需求和问题反馈给港方，例如船舶需要紧急维修设备，船舶代理会将这一情况告知港口的维修服务提供商，并协调维修时间和方式。

船东与船舶沟通：船舶代理还负责船东和船舶之间的信息传递。他们会将船东的指示（如船舶的下一航次计划、货物安排等）传达给船长，同时将船舶在港口的情况（如船舶的装卸进度、设备状况、船员情况等）及时报告给船东，使船东能够随时了解船舶的动态，做出合理的决策。