在近洋航行的船舶上，妥善保存和管理航海图书资料至关重要，以下是具体方法：

一、资料存放环境的维护

1. 防水防潮

• 船舶航海图书资料室（柜）应具备良好的防水性能。在船舶设计和建造阶段，就应考虑将资料存放位置设置在不易被海水、雨水浸湿的区域。例如，将资料室安排在高于水线的舱室内，并且安装防水门和密封胶条。

• 使用防潮设备，如除湿机，保持室内相对湿度在合适的范围（一般建议 40% - 60%）。可以在资料柜内放置干燥剂，如硅胶干燥剂，定期检查和更换，以防止纸张受潮发霉，影响资料的可读性。

2. 防火防爆

• 航海图书资料室应远离船舶的火源和易燃易爆区域，如机舱、油舱等。存放资料的柜子最好采用防火材料制作，例如金属材质的柜子比木质柜子更具防火性能。

• 按照船舶消防规定，在资料室附近配备适当的灭火设备，如二氧化碳灭火器，并且船员要熟悉其使用方法。同时，要确保资料室内无易燃物品，避免引发火灾。

3. 温度控制

• 保持室内温度相对稳定，适宜的温度有助于延长航海图书资料的使用寿命。一般来说，温度控制在 18 - 25 摄氏度为宜。可以通过船舶的空调系统对资料室进行温度调节，防止纸张因温度过高而脆化，或者因温度过低而受潮。

二、航海图书资料的分类存放

1. 按类型划分

• 将海图、航海通告、航路指南、潮汐表、灯标表等不同类型的资料分开存放。例如，海图可以按照海域范围（如近洋某一特定区域的海图）或者比例尺大小（大比例尺用于近岸航行，小比例尺用于远洋航行）分类存放在专门的海图抽屉或柜子中。

• 航海通告可以按发布日期顺序存放，方便船员及时查阅最新的航道变更、助航设施变化等信息。航路指南则可以按照航线区域顺序存放，便于查找船舶航行经过区域的详细地理、水文等信息。

2. 按使用频率划分

• 对于经常使用的航海图书资料，如船舶当前航行区域的海图、近期的航海通告等，应存放在易于取用的位置，如驾驶台附近的小型资料柜。而对于备用的或不经常使用的资料，如其他偏远海域的海图等，可以存放在较远的资料室中，但要确保在需要时能够及时找到。

三、更新与维护

1. 航海通告的更新

• 定期接收和查阅航海通告，这是保证航海图书资料时效性的关键。船员应每天（如果有条件）或者至少每周检查是否有新的航海通告。在收到通告后，及时将其中涉及船舶航行区域的信息更新到相应的海图和图书中。

• 建立航海通告更新记录，注明通告编号、更新日期、更新内容以及更新人员等信息，以便后续检查和追溯。同时，要妥善保存过期的航海通告，因为它们在某些情况下（如查询历史航道变化）可能仍然有用。

2. 海图的修正与更换

• 根据航海通告的内容，对海图进行及时的修正。修正时，使用规定的符号和方法，确保修正的准确性。对于一些无法有效修正（如因修正内容过多导致海图混乱）的海图，应及时更换为最新版的海图。

• 定期（一般每年或每半年）对所有海图进行检查，查看是否有破损、褪色等情况。对于损坏严重的海图，要及时更换，以保证航海安全。

3. 其他图书资料的维护

• 对于航路指南、潮汐表等图书资料，也要定期检查是否有新的版本发布。如果有，应及时更新。同时，检查书籍的装订是否牢固，书页是否有破损等情况，对发现的问题及时进行修复或更换。

四、借阅与归还管理

1. 借阅登记制度

• 建立航海图书资料借阅登记册，船员借阅资料时，需要详细记录借阅日期、书名（或海图编号）、借阅人姓名等信息。这样可以清楚地掌握资料的去向，方便在需要时及时追回。

• 规定借阅期限，一般根据资料的重要性和使用频率确定，如常用的海图借阅期限可以设为一天，而不常用的图书资料可以适当延长借阅期限。

2. 归还检查

• 船员归还航海图书资料时，要仔细检查资料是否有损坏、丢失等情况。如果发现损坏，应要求借阅人说明原因，并根据损坏程度进行修复或要求赔偿。对于丢失的资料，要及时采取措施，如申请补发等，同时对借阅人进行相应的处罚，以确保航海图书资料的完整性。