当外贸邮件被退回时，可以从以下几个方面进行排查和解决：

一、检查收件人邮箱地址

1. 拼写错误

• 仔细检查收件人邮箱地址的拼写是否正确，包括字母、数字、符号等。例如，“@” 符号可能被误写成 “#” 或者其他字符，域名部分也可能出现拼写错误，如 “gmail.com” 写成 “gamil.com”。

• 解决方案：如果发现拼写错误，重新编辑正确的邮箱地址后再次发送邮件。

2. 邮箱格式问题

• 有些邮箱地址可能不符合标准格式。比如，缺少必要的后缀，或者在本地部分（“@” 符号之前的部分）出现不允许的字符。

• 解决方案：确保邮箱地址符合标准格式，一般来说，本地部分可以包含字母、数字、点（.）、下划线（_）和连字符（-），后缀部分应该是有效的域名。

二、检查邮件内容和附件

1. 邮件大小限制

• 许多邮箱服务提供商对邮件大小有限制，包括附件大小和邮件正文与附件的总大小。如果邮件超过了收件人邮箱的大小限制，就会被退回。

• 解决方案：可以尝试压缩附件，或者将大文件分成多个小文件分别发送。另外，检查邮件正文是否包含大量的图片或其他大体积元素，尽量精简邮件内容。

2. 附件格式问题

• 某些邮箱可能不支持特定的附件格式，或者对附件的安全性进行检查。例如，一些带有.exe 等可执行文件附件的邮件可能会被视为安全风险而退回。

• 解决方案：如果可能，将附件转换为更常见、更安全的格式，如将文档转换为 PDF 格式。或者提前与收件人沟通，确认他们可以接收的附件格式。

三、网络和服务器问题

1. 网络连接不稳定

• 发送邮件时，如果网络连接不好，可能会导致邮件发送失败。可以通过检查网络连接状态来判断，比如查看是否可以正常打开其他网页。

• 解决方案：尝试重新连接网络，如重启路由器、切换网络（从 Wi - Fi 切换到移动数据或者反之），然后再次发送邮件。

2. 发件人邮箱服务器问题

• 发件人邮箱服务器可能出现故障、维护或者被列入黑名单等情况。

• 解决方案：可以联系自己的邮箱服务提供商，询问是否有服务器维护计划或者检查自己的邮箱是否因为发送垃圾邮件等原因被限制。如果是服务器维护，可以等待维护完成后再发送邮件；如果被列入黑名单，需要按照邮箱服务提供商的要求进行申诉和解决。

四、收件人邮箱设置

1. 邮箱已满

• 收件人的邮箱可能已经满了，无法接收新的邮件。

• 解决方案：可以尝试通过其他方式（如电话、即时通讯工具）联系收件人，提醒他们清理邮箱空间，然后重新发送邮件。

2. 邮箱过滤规则和黑名单设置

• 收件人可能设置了严格的邮件过滤规则，将你的邮件误判为垃圾邮件而退回，或者将你的邮箱地址添加到了黑名单中。

• 解决方案：请收件人检查他们的邮箱过滤规则和黑名单设置，将你的邮箱地址添加到白名单中，或者调整过滤规则，使你的邮件能够正常接收。