遵循相关国际惯例和格式要求：许多单据（如提单、汇票等）有特定的格式和制作要求，这些要求通常遵循国际惯例（如《跟单信用证统一惯例》（UCP）对信用证项下单据的规定）。例如，提单必须由船公司或其代理签署，并且要注明货物的装船日期、船名、航次等信息；汇票的格式要符合票据法的规定，包括出票人、付款人、收款人等要素的正确填写。

注意签署人的授权和真实性：单据的签署人必须有合法的授权。例如，商业发票通常由出口商的授权代表签署，授权范围应在公司内部规定的权限之内。对于需要公证、认证的单据（如一些国家要求的原产地证书的领事认证），要按照规定的程序办理，确保签署和认证的真实性和有效性。

仔细填写单据内容：对于每一份单据，都要认真填写各项内容。例如，商业发票上的货物描述要与提单、装箱单等其他单据一致，包括货物的名称、规格、型号、数量、包装方式等。任何细微的差异都可能导致问题，如海关查验不符或银行拒付。同时，要确保单据上的信息准确无误，如公司名称、地址、联系方式等。

核对单据之间的关联性：单据之间应相互关联、相互印证。比如，提单上的货物数量和重量应与装箱单一致，发票上的金额计算应符合贸易合同的价格条款。在准备单据时，可以制作一个清单，将每份单据的关键信息列出，逐一核对，确保没有矛盾或遗漏的地方。

根据贸易术语确定基本单据：不同的贸易术语（如 FOB、CIF、CFR 等）规定了买卖双方在货物运输和保险等方面的责任划分，从而决定了所需的基本单据。例如，在 CIF 术语下，卖方需要准备提单（表明货物已装船并运输）、保险单（证明已按要求购买保险）和商业发票（详细说明货物的价值、数量、规格等）；而在 FOB 术语下，买方需要负责安排运输和保险，卖方主要提供商业发票和证明货物已交到船上的单据。

考虑商品特性和进口国要求的特殊单据：某些商品可能需要特殊的单据。例如，对于食品出口，可能需要卫生证书、原产地证书来证明食品符合进口国的卫生标准和原产要求；对于化学品，可能需要提供安全数据表、成分说明书等。同时，不同国家对进口货物有不同的监管要求，如一些国家可能要求提供质量检验证书，该证书需要由进口国认可的检验机构出具。

明确所需单据和文件类型

确保单据准确性和完整性

单据的制作和签署规范

选择安全可靠的传递方式：对于与外部机构（如银行、货代、国外客户等）传递单据，要选择安全可靠的方式。重要单据（如信用证、提单等）最好通过快递服务（如 DHL、FedEx 等）寄送，并保留快递单号以便跟踪查询。对于电子单据，可以使用加密的电子邮件或专门的电子数据交换（EDI）系统进行传输，确保数据的安全性和完整性。

做好交接记录和确认：在与外部机构交接单据时，要做好详细的记录，包括交接的时间、地点、人员、单据名称和数量等。例如，向银行提交信用证项下的单据时，要填写交单记录，银行在收到单据后会出具收据，注明收到的单据内容和日期。同时，要确保对方确认收到单据并了解其责任和义务。例如，在将提单交给货代安排运输时，要明确货代的运输责任和交付要求。

建立单据流转流程：在企业内部，应建立清晰的单据流转流程，明确各个部门（如销售部门、单证部门、物流部门等）在单据制作、审核和传递过程中的职责。例如，销售部门负责提供贸易合同和订单信息，单证部门根据这些信息制作单据，物流部门在发货后将运输单据反馈给单证部门。通过流程管理软件或纸质的流程单来跟踪单据的流转进度，确保每一个环节都能及时、准确地完成任务。

及时沟通和协调：在单据流转过程中，各部门之间要保持良好的沟通和协调。如果发现单据存在问题或需要补充信息，应及时通知相关部门。例如，单证部门在审核单据时发现合同中的货物规格与实际发货不符，应立即与销售部门和生产部门沟通，核实情况并及时修改单据。

内部流转的管理和跟踪

与外部机构的传递和交接

确定丢失或损坏的环节和责任方：当发现单据丢失或损坏时，首先要确定是在哪个环节出现的问题。可能是在内部流转过程中、快递运输过程中或外部机构保管过程中。例如，如果是快递运输过程中丢失单据，要查看快递服务的条款和保险情况，确定责任归属。

补办或重新制作单据（如果可行）：对于丢失或损坏的单据，尽量采取补办或重新制作的措施。例如，提单丢失后，可以向船公司申请补发提单，但通常需要提供一定的担保（如银行保函）；商业发票等单据可以根据原始记录重新制作。同时，要及时通知相关方单据丢失或损坏的情况以及采取的补救措施，避免对业务造成更大的影响。

及时发现和分析不符点：在单据提交银行（如信用证业务）或客户之前，要进行严格的审核，尽量发现可能存在的不符点。不符点可能包括单据内容与信用证条款不符、单据之间不一致、单据格式不符合要求等。一旦发现不符点，要仔细分析原因，判断是制作错误、理解偏差还是其他原因导致的。

采取补救措施（如果可能）：如果时间允许，应尽快修改单据以消除不符点。例如，如果发票上的金额计算错误，可以重新开具发票；如果提单缺少必要的背书，可以联系船公司或其代理进行补背书。如果无法及时修改单据，要与相关方（如银行、客户）沟通，了解可能的解决方案。在信用证业务中，有些不符点可能需要客户同意放弃或银行根据具体情况决定是否接受。

单据不符点的处理

单据丢失或损坏的处理