航运企业可以通过以下多种方式利用信息化建设提升内部管理效率：
设备维护管理
建立船舶设备数据库，记录船舶上各种设备的详细信息，如设备型号、生产日期、维修历史等。通过信息化系统，可以设置设备维护提醒功能。例如，根据设备的使用时长或运行里程，自动提醒船员何时该对主机、辅机等关键设备进行维护保养。这样能够避免因设备故障而导致的航运延误，同时延长设备使用寿命。
利用物联网（IoT）技术，对船舶设备进行实时监测。在设备上安装传感器，将设备的运行参数（如温度、压力、振动频率等）实时传输回管理系统。一旦参数超出正常范围，系统立即发出警报，岸上的管理人员可以及时安排维修人员进行检修，甚至可以远程指导船员进行一些简单的应急处理。
船舶调度优化
信息化系统可以整合船舶的位置信息（通过卫星定位系统获取）、货物信息、港口信息等。通过算法分析，实现船舶调度的优化。例如，根据货物的装卸时间、港口的泊位情况以及船舶的航行速度等因素，系统可以自动生成最优的船舶航行计划，减少船舶在港口的等待时间，提高船舶的运营效率。
模拟不同调度方案的效果。在系统中输入不同的调度参数，如改变船舶的停靠港口顺序、调整航行速度等，模拟出相应的运营成本、运输时间等结果，帮助管理人员做出更科学的调度决策。
预算与成本控制
航运企业可以利用财务管理软件进行预算编制。根据不同的业务板块（如船舶购置、船员薪酬、燃油采购等），制定详细的预算计划。在运营过程中，系统实时跟踪各项费用的支出情况，与预算进行对比分析。例如，当燃油费用超出预算一定比例时，系统自动发出预警，管理人员可以及时查找原因，是由于油价上涨还是船舶航行路线不合理导致油耗增加，从而采取相应的控制措施。
分析成本构成。通过信息化系统，对航运成本进行详细的分类统计，如固定成本（船舶折旧、船员基本工资等）和可变成本（燃油费、港口使费等）。可以直观地看到各成本项目占总成本的比例，找出成本控制的关键点。例如，如果发现某条航线的港口使费过高，就可以研究如何优化港口选择或减少不必要的港口服务来降低成本。
财务报表与分析
快速生成财务报表。信息化的财务管理系统能够自动收集和整理财务数据，生成准确的资产负债表、利润表和现金流量表等。这些报表可以按照不同的时间周期（月度、季度、年度）生成，并且可以根据不同的管理需求（如按船舶、按航线等）进行分类汇总。
提供财务分析工具。系统可以对财务数据进行深度分析，如计算各种财务比率（偿债能力比率、营运能力比率、盈利能力比率等），通过与行业标准或企业历史数据进行对比，帮助管理人员评估企业的财务健康状况和经营绩效。
船员管理
建立船员档案数据库，记录船员的基本信息（如姓名、年龄、证书情况等）、工作经历、培训记录等。在船员调配方面，根据船舶的航行计划和船员的资质、休假情况，系统自动匹配最合适的船员安排到相应的船舶上。例如，对于一条需要高级化学品运输资质船员的船舶，系统可以快速筛选出符合条件且处于可调配状态的船员名单。
船员培训管理也可以通过系统实现。记录船员的培训需求、培训计划和培训完成情况。根据船员的岗位要求和技能短板，自动推送合适的培训课程，如船舶安全培训、新设备操作培训等。同时，系统可以对培训效果进行评估，如通过在线考试、模拟操作等方式，确保船员培训的质量。
绩效评估与薪酬管理
文件与流程管理
建立企业内部的文件共享平台，实现文件的集中存储和分类管理。所有的规章制度、操作手册、合同文件等都可以存储在平台上，方便员工查询和使用。同时，对文件的版本进行控制，确保员工使用的是最新的有效文件。
实现业务流程的自动化。例如，船舶采购流程、货物运输合同审批流程等都可以在办公自动化系统中进行设置。员工通过系统提交申请，按照设定的流程，自动流转到各个审批环节，每个环节的审批人可以在系统中查看相关文件和审批意见，提高审批效率，减少人为错误和推诿现象。
沟通与协作平台
搭建企业内部的即时通讯平台，方便员工之间、部门之间的沟通交流。船员在船上也可以通过卫星通讯等方式接入平台，与岸上的管理人员、技术人员等进行实时沟通。例如，船员在航行过程中遇到设备故障，可以及时将故障现象通过通讯平台发送给岸上的技术支持团队，技术团队能够快速响应并提供解决方案。
项目协作管理功能也很重要。对于一些大型的航运项目（如开辟新航线、船舶改造项目等），通过系统可以创建项目团队，设置项目任务、进度计划和负责人。团队成员可以在平台上共享项目资料、汇报工作进度、讨论问题解决方案，提高项目的协作效率。
