一旦与货主达成合作意向，货代公司就要负责向船公司订舱。这需要货代公司熟悉各船公司的航线、船期、船舶类型和舱位情况。比如，对于一批需要从上海运往广州的货物，货代公司要根据货物的性质（如是否是冷藏货物、超大件货物等）、数量和运输时间要求，选择合适的船公司和船舶，并向其预订足够的舱位。在订舱过程中，货代公司要准确填写订舱单，包括发货人、收货人、货物名称、数量、包装形式、装卸港等信息，确保船公司能够准确安排运输。

货代公司首先要寻找货源，通过各种渠道与货主建立联系。这些渠道包括网络营销、参加行业展会、电话销售、与贸易公司合作等方式。例如，货代公司可以在物流行业网站上发布服务信息，吸引有沿海海运需求的货主；或者主动联系当地的生产企业、批发商，了解他们的运输需求。在揽货过程中，货代公司需要向货主详细介绍公司的服务优势、运输航线、价格等信息，争取获得货主的信任并签订运输合同。

揽货：

订舱：

货代公司要根据港口的地理位置、运输时间、运输成本等因素规划最佳运输路线。在沿海运输中，可能会有多种航线可供选择。例如，从青岛到厦门，可能有直达航线，也可能需要在上海等港口中转。货代公司需要综合考虑船舶的停靠港口、中转时间、运输费用等因素，为货主选择最经济、高效的运输路线。并且，货代公司还要考虑航线的安全性，避免选择经过台风频繁区域、海盗出没区域等风险较高的航线。

根据货物的特性和货主的要求，货代公司要选择合适的沿海海运运输方式。如果是小批量、多品种的货物，可能会选择拼箱运输，即将不同货主的货物拼装在一个集装箱内；对于大批量的货物，则会采用整箱运输或散货运输。例如，对于一家小型电商企业的货物，货代公司可以将其与其他企业的货物拼成一个 20 英尺的集装箱进行运输，以降低运输成本。同时，对于特殊货物，如危险化学品、鲜活产品等，货代公司要确保船舶具备相应的运输条件，如冷藏设备、安全防护设施等。

运输方式选择：

运输路线规划：

货代公司负责制作和管理各种运输单证。除了报关所需的单证外，还包括提单、运单、货代收据等。提单是货物所有权的凭证，货代公司要准确填写提单内容，包括发货人、收货人、通知方、货物描述、装货港、卸货港等信息。在运输过程中，货代公司要妥善保管单证，确保单证的完整性和准确性。例如，在货物交付时，收货人需要凭正本提单提取货物，货代公司要保证提单能够及时、准确地交付给收货人。

货代公司需要协助货主办理货物的进出口报关手续。这包括准备报关所需的各种单证，如商业发票、装箱单、提单、报关单等。货代公司要熟悉海关的法规和报关流程，确保报关信息准确无误。例如，对于进口货物，货代公司要在船舶抵达目的港之前，向海关提交报关单，申报货物的名称、数量、价值、原产地等信息。海关审核通过后，才能安排货物的卸货和清关。在报关过程中，货代公司还可以根据货物的情况，为货主申请适用的关税优惠政策，如自由贸易协定项下的优惠税率等。

报关：

单证制作与管理：

如果货物需要在港口进行短期或长期仓储，货代公司可以提供仓储服务。货代公司要管理好仓库，确保仓库的安全、卫生和货物存储条件符合要求。例如，对于需要冷藏的货物，仓库要具备相应的冷藏设施，并且要定期检查冷藏设备的运行情况，确保货物的质量不受影响。同时，货代公司要对仓库内的货物进行合理的规划和堆放，方便货物的进出库管理。

货代公司要协调港口码头的装卸工作。在装货港，货代公司要确保货物能够按照船公司的要求及时、准确地装上船舶。这需要与码头装卸工人、仓库管理人员等密切配合，安排好货物的搬运、堆放和装船顺序。例如，对于集装箱货物，货代公司要安排集装箱的吊运和堆放，确保集装箱在船舶上的固定牢固。在卸货港，货代公司同样要协调卸货工作，确保货物能够顺利卸下并转运至指定地点。

装卸安排：

仓储服务：

货代公司要通过合理选择船公司、优化运输路线、整合货物等方式控制运输成本。例如，通过与多家船公司建立长期合作关系，货代公司可以获得更优惠的舱位价格；通过合理安排货物拼箱，可以提高集装箱的利用率，降低单位运输成本。同时，货代公司还要控制内部运营成本，如办公费用、人员工资等，以提高公司的盈利能力。

货代公司负责与货主和船公司进行运费结算。对于货主，货代公司要根据运输合同的约定，收取运输费用。运输费用的计算方式可能包括按重量计费、按体积计费、按件数计费等多种方式，货代公司要准确计算运费并向货主开具发票。对于船公司，货代公司要按照订舱时的协议支付舱位费用。在结算过程中，货代公司要注意核对费用明细，避免出现错误。

运费结算：

成本控制：

货代公司要及时向货主反馈货物运输的相关信息。除了货物的位置和预计到达时间外，还包括货物在运输过程中的状态，如是否出现异常情况（如货物损坏、丢失等）。如果出现问题，货代公司要及时与船公司、码头等相关方沟通协调，制定解决方案，并将处理结果反馈给货主，让货主能够随时掌握货物的情况。

货代公司要利用各种技术手段跟踪货物的运输状态。通过船公司的船舶跟踪系统、港口的货物信息管理系统等，货代公司可以实时了解货物的位置、船舶的航行进度、预计到达时间等信息。例如，货代公司可以通过卫星定位系统跟踪船舶的位置，当船舶因天气等原因延迟时，能够及时通知货主，并采取相应的措施，如调整后续的运输计划。