一、订舱前的准备工作

1. 客户需求确认

• 与客户进行深入沟通，了解货物的详细信息，包括货物名称、重量、体积、包装形式（是纸箱、托盘还是散货等）、运输要求（如是否有温度控制要求、是否为危险品等）。例如，对于一批电子产品，要询问是否需要防潮包装以及是否对运输过程中的震动有限制。

• 确定起运港和目的港，这是订舱的基本信息。同时，还要明确客户期望的出运日期范围，因为这会影响后续订舱的紧急程度。

2. 收集资料

• 对于普通货物，需要准备货物的基本信息清单，如装箱单（详细列出货物的包装规格、数量等）和发票。如果是危险品，货代公司需要协助客户准备特殊的文件，如危险品说明书、危险品包装证明等。这些文件是船公司审核订舱的重要依据，缺少或不符合要求可能导致订舱失败。

• 了解货物的海关编码（HS 编码），以便准确进行报关操作。可以通过海关官网或者专业的编码查询工具进行查询。

二、选择船公司和航线

1. 船公司评估

• 小型货代公司通常会与多家船公司建立合作关系。根据客户的货物特点和运输要求，评估不同船公司的优势。例如，有些船公司在某些特定航线（如远东 - 欧洲航线）上有更密集的航班，运输时间更短；而有些船公司可能在冷藏集装箱运输方面有更好的设备和服务。

• 考虑船公司的信誉和服务质量，包括船舶的准点率、货物在运输过程中的安全性保障以及客户投诉处理机制等。可以通过行业口碑、同行交流以及查看船公司的历史服务记录来进行评估。

2. 航线选择

• 分析不同航线的特点，包括航程时间、中转情况等。如果客户对运输时间要求紧迫，优先选择直航航线；如果客户对成本比较敏感，而对时间要求相对宽松，那么可以考虑有中转但运价较低的航线。同时，还要考虑航线经过的港口的作业效率和拥堵情况，比如一些繁忙的港口可能会出现船舶靠港延迟的情况。

三、订舱操作流程

1. 提交订舱申请

• 通过电子邮件、船公司的在线订舱平台或者电话等方式向选定的船公司提交订舱申请。订舱申请内容包括货物的详细信息（如前文提到的重量、体积、起运港、目的港等）、期望的出运日期、运输条款（如 FOB、CIF 等）以及要求的集装箱类型（普通箱、冷藏箱、高箱等）。

• 在提交申请时，要确保信息的准确性和完整性，因为船公司会根据这些信息来审核订舱是否可行。例如，如果申请的集装箱尺寸与货物实际体积不匹配，可能会导致后续的装货问题。

2. 船公司审核

• 船公司收到订舱申请后，会对申请信息进行审核。审核内容主要包括货物是否符合运输要求、船公司是否有足够的舱位和合适的集装箱等。

• 如果是危险品，船公司会格外谨慎，会检查危险品文件是否齐全、符合国际海运危险货物规则（IMDG Code）。审核时间一般在 1 - 2 个工作日内，但在舱位紧张或者涉及复杂货物的情况下，可能会延长。

3. 订舱确认

• 如果船公司审核通过，会向货代公司发送订舱确认书（Booking Confirmation）。确认书上会包含订舱号、船名、航次、提单号（有些船公司在这个阶段可能还没有生成提单号）、预计开船日期、集装箱提箱地点和还箱地点等重要信息。

• 货代公司收到订舱确认后，要仔细核对信息，确保与申请的内容一致。如果发现有问题，如开船日期不符合预期，要及时与船公司沟通协商修改。

四、安排提箱和装货

1. 提箱通知

• 根据订舱确认书上的信息，货代公司向客户或者仓库发出提箱通知。通知内容包括提箱地点、提箱时间（通常有一定的免费使用时间，超过时间可能会产生额外费用）、集装箱类型和箱号等。

• 对于一些大型港口，提箱地点可能比较分散，要为客户提供详细的交通指引和提箱流程说明，以方便客户顺利提箱。

2. 装货操作

• 客户在提箱后，按照要求将货物装入集装箱。货代公司可以提供装货指导，如货物的堆放方式（要考虑重心平衡、防止货物损坏等）。对于需要特殊装载设备的货物，如超重货物，要提前安排好相应的设备。

• 在装货过程中，要确保货物的数量和质量与装箱单一致。装货完成后，需要对集装箱进行铅封，铅封号码要记录下来，作为货物完整性的重要标识。

五、报关和运输单证制作

1. 报关准备

• 货代公司根据客户提供的货物信息和报关要求，制作报关单证，包括报关单、装箱单、发票等。对于需要商检的货物，还要提前办理商检手续，获取商检通关单。

• 报关单证的准确性至关重要，任何错误都可能导致报关失败，进而影响货物的出运。因此，在制作完成后，要仔细核对单证内容，确保与货物实际情况相符。

2. 运输单证制作

• 制作提单（Bill of Lading），提单是货物运输的重要凭证，分为货代提单（House Bill of Lading）和船东提单（Master Bill of Lading）。根据客户的要求和交易情况选择合适的提单类型。提单内容包括发货人、收货人、通知人、货物描述、运输条款等信息。

• 除了提单，还可能需要制作其他运输单证，如舱单（Manifest）等，用于船舶运输过程中的货物管理和海关监管。

六、货物运输和跟踪

1. 货物进港

• 在装货完成且报关手续办理完毕后，将集装箱运输到港口码头等待装船。货代公司要与运输车队保持密切联系，确保货物能够按时进港。同时，要关注港口的作业情况，如是否有拥堵、是否有特殊的作业要求等。

2. 船舶跟踪

• 利用船公司提供的船舶跟踪系统或者专业的航运跟踪网站，实时跟踪船舶的动态。及时将船舶的位置、预计到达目的港的时间等信息反馈给客户，让客户能够随时了解货物的运输情况。

• 如果船舶出现延误或者其他异常情况，如恶劣天气导致船舶改变航线，要及时通知客户，并协调船公司采取相应的补救措施，如调整目的港的提货安排等。

七、目的港操作和交付货物

1. 目的港代理安排

• 货代公司在目的港通常有合作的代理公司。提前与目的港代理沟通，告知货物的详细信息、预计到达时间等，安排好货物在目的港的卸货、清关和交付等事宜。

• 目的港代理会根据货代公司的要求和当地的法规，协助收货人办理清关手续，如提交报关单证、缴纳关税等。

2. 货物交付

• 在清关完成后，按照提单上的要求将货物交付给收货人。交付方式可以是收货人自提，也可以是货代公司安排送货上门。在交付过程中，要确保货物的状态良好，如有损坏或者数量不符的情况，要及时查明原因并进行处理。

八、小型货代公司实战经验分享

1. 建立良好的船公司关系

• 对于小型货代公司来说，与船公司保持良好的关系至关重要。可以通过积极参加船公司组织的业务会议、定期拜访船公司销售和运营团队等方式，加深彼此的了解和信任。例如，在舱位紧张的时候，良好的关系可能会使船公司优先考虑为货代公司分配舱位。

2. 灵活应变舱位紧张情况

• 舱位紧张是海运市场常见的情况。小型货代公司可以通过多种方式应对，如提前预订舱位（根据市场趋势和客户需求预测，提前锁定一定数量的舱位）、与其他货代公司共享舱位（在双方都有需求的情况下，互相调剂舱位资源）等。

3. 注重客户服务细节

• 由于规模较小，小型货代公司可以在客户服务细节上取胜。例如，为客户提供更个性化的运输方案建议，在运输过程中及时、准确地向客户反馈信息，以及在出现问题时能够快速响应并解决。通过这些细节服务，提高客户的满意度和忠诚度，从而在市场竞争中占据一席之地。