一、收货前准备

1. 信息收集与核对

• 从客户处获取详细的货物信息，包括货物名称、规格、数量、重量、体积、包装形式、运输要求（如冷藏、防潮等）、发货地和目的地等。例如，对于一批电子产品，要明确其型号、尺寸、每箱数量以及是否需要防静电包装等。

• 核对运输合同或订单中的信息与客户提供的货物信息是否一致，确保所有细节准确无误。如发现差异，及时与客户沟通并修正。

2. 人员与设备安排

• 根据货物的性质和数量，合理调配收货人员。对于复杂或特殊货物，安排具有相关经验和专业知识的人员负责。例如，对于危险化学品货物，安排经过专业培训、熟悉危险化学品处理流程的人员收货。

• 准备必要的收货设备，如叉车、托盘、地磅、测量工具（卷尺、卡尺等）、标签打印机等。确保设备处于良好的工作状态，并进行校准和检查，如地磅的准确性校验，测量工具的精度校准等。

3. 仓库空间准备

• 根据货物的预计体积和存储要求，提前预留合适的仓库存储空间。对于需要特殊存储条件的货物（如冷藏货物的冷库空间、易燃品的防火防爆仓库区域），确保相应设施正常运行并符合安全标准。

• 清理仓库收货区域，保持通道畅通，无杂物堆积，便于货物的搬运和存放。同时，设置明显的标识牌，指示不同货物的存放区域或货架位置。

二、货物接收与检验

1. 到货通知与初步核对

• 当货物到达货代指定的收货地点（如仓库、码头等）时，及时通知相关人员，并与送货人员进行初步的货物信息核对，包括货物的名称、数量、发货地等是否与预期相符。

• 检查货物的运输包装是否完整，有无破损、变形、渗漏等情况。对于有明显包装损坏的货物，要详细记录并拍照留证，同时通知客户和相关责任方。例如，若发现纸箱有破损且有货物外露迹象，应立即停止收货并与发货方联系。

2. 数量检验

• 对于可以直接清点数量的货物，如箱装货物、桶装货物等，采用逐件清点或抽样清点的方式进行数量检验。抽样清点时，根据货物的批量大小和特性确定合理的抽样比例，一般来说，对于大批量且质量相对稳定的货物，抽样比例可在 5% - 10% 之间。例如，一批 1000 箱的日用品货物，可抽取 50 - 100 箱进行清点。

• 对于散装货物或难以直接清点数量的货物，如煤炭、矿石等，使用专业的计量设备（如地磅、流量计等）进行重量或体积测量，并根据货物的密度等参数换算成数量。在测量过程中，要确保计量设备的准确性和测量方法的规范性，如地磅测量时要保证车辆停放平稳，读数准确。

3. 质量检验

• 外观质量检验：检查货物的外观是否有瑕疵、划伤、污渍、变色等缺陷。对于有外观质量要求的货物，如家具、工艺品等，要进行严格的外观检查。例如，对于一批木质家具，检查其表面是否有划痕、漆层是否均匀、颜色是否一致等。

• 内在质量检验：根据货物的类型和客户要求，进行必要的内在质量检验。对于一些需要专业检测设备或技术的货物，如电子产品的性能检测、食品的质量检测等，可委托专业的检测机构进行检测。例如，对于一批进口食品，抽取样品送往专业的食品检测实验室，检测其微生物指标、营养成分等是否符合国家标准和客户要求。

• 随货文件检验：检查货物的随货文件是否齐全，包括发票、装箱单、提单、质量检验证书、原产地证书等。确保文件中的信息与货物信息一致，且文件的格式和内容符合相关法规和贸易要求。例如，发票上的货物名称、数量、价值等信息应与实际货物和装箱单相符，质量检验证书应由权威机构出具且在有效期内。

三、货物标识与记录

1. 标识标签制作与粘贴

• 根据货代企业的内部管理要求和客户的指示，制作货物标识标签。标签内容应包括货物名称、编号、数量、重量、体积、存储位置、客户名称、目的地等信息。例如，制作一个标签注明 “货物名称：服装；编号：ABC123；数量：500 件；重量：1000 公斤；体积：5 立方米；存储位置：A 区 01 货架；客户：XX 贸易公司；目的地：纽约”。

• 将制作好的标签牢固地粘贴在货物的外包装上，位置应明显且易于识别。对于多个包装的货物，每个包装都要粘贴标签，确保在货物的搬运、存储和运输过程中，能够方便地识别和管理。

2. 收货记录填写与录入

• 详细填写收货记录，记录内容包括收货日期、时间、货物名称、规格、数量、重量、体积、包装情况、质量检验结果、随货文件情况、送货人员信息、收货人员信息等。例如，在收货记录中注明 “收货日期：20XX 年 XX 月 XX 日；时间：10:30；货物名称：手机配件；规格：XX 型号；数量：10000 个；重量：500 公斤；体积：2 立方米；包装情况：纸箱包装，无破损；质量检验结果：外观无瑕疵，抽样检测性能合格；随货文件：发票、装箱单齐全；送货人员：XXX；收货人员：YYY”。

• 将收货记录及时录入货代企业的信息管理系统，确保数据的准确性和及时性。录入信息应与纸质收货记录一致，以便后续的查询、统计和管理。例如，在信息管理系统中创建对应的收货订单，将上述收货记录中的各项信息准确录入到系统的相应字段中。

四、货物存储与保管

1. 存储位置分配

• 根据货物的性质、存储要求和仓库的布局，合理分配货物的存储位置。对于有特殊存储条件的货物（如易燃品、易爆品、易腐品等），安排在专门的存储区域，并遵守相关的安全和保管规定。例如，将冷藏货物存储在冷库中，按照不同的温度要求分区存放；将危险化学品存储在符合防火、防爆、防泄漏要求的专用仓库区域，并设置明显的警示标识。

• 对于普通货物，按照类别、批次、发货地或目的地等因素进行分类存放，便于货物的查找和管理。例如，将来自同一供应商的货物存放在相邻位置，将发往同一地区的货物集中存放，以便于货物的集中装车和运输。

2. 存储环境控制

• 对于需要特定存储环境的货物，如温度敏感货物（如药品、生物制品等）、湿度敏感货物（如纸张、木材等），监控和控制存储环境的温度、湿度等参数。安装温湿度传感器，实时监测环境数据，并配备相应的调节设备（如空调、除湿机、加湿器等），确保环境参数符合货物的存储要求。例如，药品存储仓库应保持温度在 2 - 8℃之间，湿度在 45% - 75% 之间，通过温湿度控制系统自动调节环境参数，使其始终处于适宜的范围。

• 保持仓库的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫、霉菌等对货物质量造成影响。对于食品、药品等对卫生要求较高的货物，要严格遵守相关的卫生标准和操作规程，如食品仓库应采用食品级的清洁消毒材料，防止交叉污染。

3. 货物堆码与摆放

• 按照货物的包装特性和重量，采用合理的堆码方式，确保货物的稳定性和安全性。对于较重的货物，放在下层；对于较轻的货物，放在上层。堆码高度应根据货物的包装强度和仓库的空间高度合理确定，避免因堆码过高导致货物倒塌。例如，对于标准纸箱包装的货物，堆码高度一般不超过 4 米，且要保证纸箱的受力均匀，不会出现变形或破裂。

• 货物在货架或货位上的摆放应整齐有序，便于清点、搬运和管理。留出适当的通道和空间，方便叉车等搬运设备的操作，同时确保货物在存储期间能够得到良好的通风和散热。例如，在货架上摆放货物时，货物之间应保持一定的间隙，以便空气流通，防止货物因热量积聚而损坏。

五、异常情况处理

1. 货物差异处理

• 当收货数量或质量与订单或合同规定不符时，立即与客户和发货方进行沟通，核实情况。对于数量差异，重新清点或复查计量过程，确定是否存在误判。例如，如果发现实际收货数量比订单少 10 件，再次核对清点记录和货物存放情况，排除遗漏或误点的可能。

• 如果确定存在货物差异，按照预先制定的差异处理流程进行处理。一般情况下，先拍照留证，然后填写货物差异报告，详细说明差异情况、可能的原因和初步的处理建议。将差异报告及时发送给客户、发货方和相关责任方，共同协商解决方案，如补货、退款、调整订单等。

2. 货物损坏处理

• 对于在收货过程中发现的货物损坏情况，详细记录损坏的部位、程度、数量等信息，并拍照留证。将损坏货物单独存放，避免与正常货物混淆，并设置明显的警示标识。例如，对于一批玻璃制品中有部分破碎的情况，记录破碎的玻璃制品数量、所在包装箱位置以及破碎的严重程度，将破碎的包装箱移至专门的损坏货物存放区。

• 通知客户和发货方，并根据货物的价值、保险情况和损坏原因确定处理方式。如果货物购买了运输保险，协助客户向保险公司报案并提供相关证据，配合保险公司的理赔流程。对于可修复的货物，评估修复成本和可行性，与客户协商是否进行修复。例如，对于一台外壳轻微损坏的电器设备，若修复成本较低且不影响设备性能，可与客户协商由发货方承担修复费用后继续发货。

3. 文件缺失或错误处理

• 当随货文件缺失或存在错误时，及时与发货方联系，要求补充或更正文件。对于缺失的重要文件，如提单、质量检验证书等，在未收到完整文件之前，暂停货物的进一步处理，如存储或发运。例如，如果缺少提单，无法办理货物的报关和运输手续，应催促发货方尽快提供正确的提单。

• 对于文件中的错误信息，如发票上的货物名称错误、装箱单上的数量与实际不符等，要求发货方出具更正声明或重新提供正确的文件。在收到更正后的文件后，仔细核对信息的准确性，确保文件与货物信息一致后，再继续后续的业务流程。

六、与其他环节的衔接

1. 与运输环节衔接

• 根据货物的运输计划和发货时间要求，及时安排货物的装车或装船等运输准备工作。与运输部门或承运商沟通，提供准确的货物信息和运输要求，确保运输工具的选择和安排合理。例如，如果货物需要冷藏运输，提前通知运输部门安排冷藏车辆，并确保车辆的制冷设备正常运行。

• 将货物的存储位置、数量、重量等信息准确告知运输人员，便于他们快速找到货物并进行装载。同时，提供货物的运输标签和相关文件，如提单、报关单等，确保货物在运输过程中能够顺利通关和交付。例如，在货物装车时，将货物的提货单交给司机，注明货物的装载位置和数量，以便司机在目的地准确卸货。

2. 与报关环节衔接

• 在货物收货完成后，及时整理报关所需的文件和信息，包括发票、装箱单、提单、原产地证书等。确保文件的准确性和完整性，与报关部门或报关行进行对接，提供报关资料并协助办理报关手续。例如，将货物的详细信息录入报关系统，生成报关单草稿，由报关员进行审核和修改后提交海关申报。

• 关注报关进度，及时处理海关反馈的问题或要求补充的资料。与海关保持良好的沟通，确保货物能够顺利通过报关环节，按时发运。例如，如果海关对货物的归类或价值存在疑问，及时提供相关的解释说明和证明材料，协助海关完成审核工作。