提前预订与沟通：根据货物的生产计划和运输时间要求，提前预订舱位。例如，对于有固定出货周期的货物，提前 2 - 3 周甚至更早与船公司确定舱位。同时，与船公司保持密切沟通，了解航线的舱位动态，及时获取可能影响舱位的信息，如船舶调度变化、新增或取消航班等。

签订舱位保障协议（如有可能）：对于有长期合作关系且货量稳定的货代公司，可以尝试与船公司签订舱位保障协议。协议中明确在一定时期内、一定货量范围内，船公司保证提供足够的舱位，并且在特殊情况下提前通知并协助解决舱位问题。

舱位不足：在运输旺季、特殊事件（如全球贸易量突然增长、港口拥堵等）情况下，船公司可能出现舱位紧张甚至无舱位可供预订的情况。这会导致货物无法按时出运，影响客户的供应链计划。

舱位取消：船公司可能因为船舶故障、航线调整、货物配载不平衡等原因取消已预订的舱位。这种情况会使货代公司陷入被动，需要紧急重新安排订舱。

风险点

预防措施

实时跟踪与预警机制：利用航运信息系统、船公司的通知渠道等方式，实时跟踪船舶动态。货代公司可以设置预警，当船舶出现可能导致延误的情况（如预计到达港口时间推迟）时，及时收到通知并采取措施。例如，通过船公司的在线船舶跟踪平台，随时查看船舶的位置和预计到达时间。

备用方案规划：在安排运输计划时，为可能出现的船期延误或变更准备备用方案。比如，准备替代的运输路线或船公司，或者提前与客户协商延长交货期的可能性，并在合同中明确船期延误的责任和解决方案。

船期延误：天气因素（如台风、大雾等）、港口拥堵、船舶机械故障等都可能导致船期延误。船期延误可能会使货物错过最佳交付时间，增加仓储成本，甚至可能导致客户的销售损失或生产中断。

船期变更：船公司可能由于自身运营策略调整（如优化航线、调整船舶部署等）而变更船期。这种变更如果没有及时通知货代公司，可能会给货物运输计划带来混乱。

风险点

预防措施

文件审核与标准化流程：建立严格的文件审核制度，在提交文件之前，由专人仔细核对文件的准确性和完整性。同时，制定标准化的文件制作流程，明确各个文件的内容要求、格式规范等。例如，对于提单的制作，按照国际惯例和船公司的要求，准确填写发货人、收货人、货物描述等信息。

文件管理系统与时间规划：采用先进的文件管理系统，对文件的制作、提交、审批等环节进行跟踪和提醒。合理安排文件制作和提交时间，提前准备好所需文件，确保在规定的时间内提交给相关部门。例如，对于报关文件，根据海关的截关时间，提前 2 - 3 天完成文件的准备和提交。

文件错误或缺失：订舱过程中需要提供多种文件，如商业发票、装箱单、提单等。如果这些文件信息不准确、不完整或者不符合要求，可能导致海关不放行、船公司拒绝订舱或提货等问题。

文件延迟提交：文件提交不及时，例如报关文件未能在海关规定的时间内提交，会导致货物无法按时装船，造成船期延误。

风险点

预防措施

货物包装与加固：指导客户对货物进行合适的包装，根据货物的性质和运输要求，采用适当的包装材料和方式。例如，对于易碎品，使用泡沫、气垫等缓冲材料进行包装，并在包装箱外标注 “易碎” 字样。同时，对于需要加固的货物，如大型机械设备，采用绳索、支架等进行固定。

货物检验与核对：在货物装船前，货代公司或其委托的检验机构对货物进行检验，核对货物的实际情况与订舱文件和舱单记载是否一致。如发现问题，及时调整。在装船过程中，安排专人监督货物的装卸，确保按照操作规程进行，避免货物损坏。

货物损坏或丢失：在运输过程中，货物可能因装卸不当、船舶颠簸、自然灾害等原因而损坏或丢失。这种情况不仅会给客户造成经济损失，货代公司也可能面临赔偿责任。

货物与舱单不符：装船的货物实际情况（如数量、重量、包装等）与舱单记载内容不一致，可能导致海关查验、罚款等问题。

风险点

预防措施