根据货物信息和运输要求，准备订舱所需的文件。对于一般货物，需要提供商业发票、装箱单等基本文件。商业发票用于说明货物的价值、交易条款等信息，装箱单则详细列出每个包装单位内的货物细节。如果是危险品，还需要提供危险品说明书、危险品包装证明等额外文件，这些文件是船公司判断货物是否符合运输安全要求的重要依据。

货代公司首先要与客户沟通，详细了解货物的基本信息，包括货物名称、重量、体积、包装形式（如纸箱、木箱、托盘等）、件数、价值等。例如，对于一批电子产品，要明确其是手机、电脑配件还是其他电子设备，总重量是多少吨，总体积是多少立方米，包装是否为防静电包装等细节。

确定运输要求，如起运港、目的港、预计出运日期、运输方式（整箱 FCL 或拼箱 LCL）等。如果客户对船期有特殊要求，比如必须在某个特定日期之前到达目的港，货代公司需要特别记录并在后续订舱过程中考虑这一因素。

客户需求确认：

文件准备：

根据起运港和目的港，结合船公司提供的航线，选择合适的运输路线。有些港口之间可能有直达航线，运输时间较短；而有些港口可能需要中转，这就需要考虑中转港的装卸效率、中转时间等因素。例如，从中国上海到美国洛杉矶有直达航线，运输时间大约 12 - 14 天；但如果从一些较小的港口出发，可能需要先运到上海等大港进行中转，这样总的运输时间可能会延长 3 - 5 天。

考虑船公司的服务质量，包括船期的准确性、船舶的状况、目的港的服务网络等。例如，一些大型船公司的船期相对稳定，船舶设备较新，在各大港口有自己的码头和专业的装卸团队，能够提供更可靠的运输服务。

比较不同船公司的价格。价格因素通常包括基本运费、附加费（如燃油附加费、港口拥挤附加费等）。货代公司可以通过向多家船公司询价，或者参考市场行情来选择价格合理的船公司。

船公司评估：

航线选择：

有些船公司可能要求货代公司支付一定的订舱押金，以确保订舱的有效性。押金金额通常根据船公司的规定和货物的价值等因素确定。货代公司在收到船公司的押金支付通知后，需要按照要求及时支付，一般可以通过银行转账等方式完成支付。

货代公司通过电话、传真或电子订舱系统（如船公司的官方网站或第三方订舱平台）向选定的船公司提交订舱申请。订舱申请内容包括货物信息、运输要求、预计出运日期等前面准备的所有内容。例如，在电子订舱系统中，货代公司需要按照系统要求填写完整的订舱表格，上传相关文件，并提交订舱请求。

船公司收到订舱申请后，会根据船舶的舱位情况、货物性质等因素进行审核。如果舱位充足且货物符合运输要求，船公司会接受订舱，并向货代公司发送订舱确认书（SO，Shipping Order）。订舱确认书包含了订舱号、船名、航次、提单号、预计开船日期、截关日期、截港日期等重要信息。

提交订舱申请：

支付订舱押金（如有）：

货物到达码头后，货代公司要与码头堆场（CY，Container Yard）或集装箱货运站（CFS，Container Freight Station，用于拼箱业务）进行交接。交接时，需要提供订舱确认书、装箱单等相关文件，码头工作人员会核对货物的数量、包装等情况。对于整箱货物，货代公司还要负责将集装箱运到指定的堆场位置；对于拼箱货物，货运站会对货物进行分拣、装箱操作。

根据截港日期，货代公司要安排合适的运输工具将货物运送到码头。如果是本地货物，可以选择公路运输；如果距离较远，可能还需要考虑铁路运输等方式。例如，对于距离码头较近的货物，可以安排卡车运输，货代公司需要提前联系可靠的运输车队，确保车辆能够按时到达装货地点，并在截港日期前将货物安全送达码头。

在运输过程中，要注意货物的保护，尤其是对于易碎、易损货物，要采取适当的加固、防护措施。例如，对于玻璃制品，在车厢内要使用缓冲材料进行包装，防止在运输过程中因颠簸而损坏。

运输安排：

码头交接：

码头在收到海关放行通知后，会安排货物装船。装船过程中，码头工作人员会按照一定的顺序和方式将集装箱或货物装入船舶。对于整箱货物，通常使用岸边起重机进行吊装；对于散货或拼箱货物，可能会通过输送带、叉车等设备进行装船。

装船完成后，船公司会签发提单（Bill of Lading）。提单是货物收据、运输合同的证明和物权凭证，货代公司可以将提单交给客户，客户凭借提单在目的港提货。提单上会注明船名、航次、起运港、目的港、货物描述、提单类型（如海运单、指示提单等）等重要信息。

在装船前，货代公司（或委托报关行）需要向海关进行报关申报。报关时需要提供一系列文件，包括报关单、商业发票、装箱单、提单副本、许可证（如果货物需要许可证，如某些特殊商品或受管制商品）等。海关会对货物进行审核，检查货物是否符合进出口规定、是否如实申报等情况。

海关审核通过后，会给予放行通知。如果海关发现问题，如货物申报价值不符、商品归类错误等，可能会要求货代公司补充文件、重新申报，甚至进行查验。

报关申报：

装船作业：